Actuellement dans le monde, les entreprises qui réussissent sont celles qui ont compris la puissance de l’automatisation des processus. L’une des sphères où cette automatisation peut avoir un impact significatif est celle des notes de frais en entreprise. En effet, loin d’être une simple tendance, l’automatisation des notes de frais représente un atout majeur pour améliorer la rentabilité des entreprises, quels que soient leur taille et leur domaine d’activité, mais également pour simplifier la vie des collaborateurs et améliorer leur productivité.
L’impact de l’automatisation sur la gestion des notes de frais
L’impact de l’automatisation sur la gestion des notes de frais d’une entreprise est considérable. En adoptant des systèmes automatisés pour gérer leurs dépenses, vos salariés n’auront plus à se préoccuper de retrouver toutes leurs notes de frais afin de les transmettre au service comptable par courrier. Un véritable gain de temps et une source d’inquiétude en moins. Cette automatisation permet d’éliminer ou de réduire grandement les tâches répétitives et chronophages et de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Concernant ce qu’il faut savoir sur le logiciel Cleemy, au cas où vous auriez décidé de l’adopter pour votre entreprise, il est programmé pour gérer les notes de frais de manière précise. Grâce à ce type de logiciel, il suffit de prendre en photo ou de scanner tous ses reçus, celui-ci se chargera alors de dématérialiser les justificatifs de notes de frais et remplira les informations à la place du collaborateur. Un autre point essentiel à savoir, les logiciels de notes de frais analysent les justificatifs de façon automatique et sont ainsi à même de repérer les doublons ou éventuels problèmes pouvant survenir, telles que les erreurs de saisie par exemple. Autre avantage et non des moindres, vos frais kilométriques sont également calculés
Comment l’automatisation des notes de frais peut-elle faciliter la vie de votre entreprise ?
L’automatisation des notes de frais permet à vos employés de suivre leurs dépenses en temps réel et de gagner un temps précieux. Ces derniers pourront ainsi se concentrer sur des tâches plus importantes et être plus productifs. Ce qui constitue également un grand avantage pour votre entreprise et plus particulièrement le service comptable. Et pour cause, finies les pertes de temps liées au traitement et à la validation à la main des notes de frais. Tous ensemble, vous pourrez ainsi atteindre les objectifs fixés plus rapidement. Opter pour un logiciel de gestion des notes de frais, c’est également réduire les coûts de son entreprise, vous n’aurez en effet plus besoin de/d’ :
- louer un local pour entreposer les archives des justificatifs de manière physique,
- engager du personnel pour gérer les archives,
- dépenser de l’argent pour envoyer les justificatifs par courrier au service comptable.
Par ailleurs, l’automatisation permet de sécuriser vos justificatifs qui seront ainsi stockés de façon digitale, réduisant ainsi les risques de perte. Vos documents seront aussi faciles à retrouver, si besoin est, ce qui n’aurait pas été le cas s’ils avaient été stockés en physique dans un local de stockage. Enfin, la responsabilité sociétale des entreprises (RSE) étant particulièrement importante aux yeux des clients, digitaliser vos processus de gestion démontre votre engagement écologique. Vous agissez, en effet, en faveur de la protection environnementale en réduisant drastiquement votre consommation de papier.
Conseils pour intégrer au mieux un outil d’automatisation dans votre entreprise
Intégrer efficacement un logiciel d’automatisation dans une entreprise nécessite une planification stratégique et une approche méthodique. Voici quelques conseils pour réussir cette intégration.
Évaluez les besoins spécifiques de l’entreprise
Avant de choisir un outil d’automatisation, il est essentiel de comprendre les besoins spécifiques de l’entreprise en matière de gestion. Cela inclut l’identification des processus à automatiser, des fonctionnalités nécessaires et des objectifs à atteindre.
Recherchez des solutions compatibles et évolutives
Il est important de choisir des outils d’automatisation qui peuvent s’intégrer facilement aux systèmes existants de l’entreprise, tel que le logiciel de gestion de notes de frais par exemple. De plus, les solutions choisies doivent être évolutives pour accompagner la croissance de l’entreprise et s’adapter à ses besoins changeants.
Impliquez les parties prenantes
Dans le cas de l’intégration d’un logiciel de gestion des notes de frais au sein de votre entreprise, impliquer vos collaborateurs et le service comptable dès le début du processus d’intégration est essentiel. Leur contribution permettra de s’assurer que les outils sélectionnés répondent aux besoins de tous les utilisateurs et sont compatibles avec l’infrastructure informatique existante.
Fournissez une formation adéquate
La réussite de l’automatisation dépend en grande partie de la capacité des employés à utiliser efficacement les nouveaux outils. Il est donc essentiel de fournir une formation approfondie et continue pour garantir que les utilisateurs comprennent pleinement les fonctionnalités des outils et sont en mesure de les utiliser de manière optimale.
Mesurez et évaluez les résultats
Il est important de définir des indicateurs de performance clés (KPI) pour évaluer l’efficacité des outils d’automatisation une fois qu’ils sont mis en place. Cela permettra à l’entreprise de suivre les progrès, d’identifier les domaines à améliorer et d’apporter les ajustements nécessaires pour optimiser l’utilisation des outils.