Utiles pour calculer le montant à payer, encaisser le paiement et éditer les factures, les caisses enregistreuses sont des équipements incontournables au fonctionnement des petits commerces. Les progrès technologiques aidant, ces outils de facturation ont évolué pour devenir bien plus que de simples machines à suivre les paiements. Dynamiques, intuitives et multifonctions, les caisses enregistreuses participent désormais à l’efficacité des commerces qui les utilisent. Cependant, elles doivent être soigneusement choisies en amont, afin d’être certain d’avoir un outil plus performant que les premières caisses. Entre efficacité, sécurité et polyvalence, découvrez ici en quoi une bonne caisse enregistreuse peut booster le rendement d’une entreprise.
Choisissez une caisse enregistreuse qui répond aux besoins de votre entreprise
Pour les entreprises proposant la vente directe à la clientèle, l’utilisation d’une caisse enregistreuse est indispensable. Cependant, pour ne pas faire patienter les clients ou commettre des erreurs de gestion, il est impératif de choisir une caisse qui répond efficacement aux besoins de l’entreprise. En effet, le secteur d’activité, la taille de l’entreprise ou encore son mode de fonctionnement sont quelques éléments qui doivent vous aider à faire le choix d’une bonne caisse enregistreuse. Puisqu’un fleuriste ne facture pas de la même manière qu’un restaurant, il est nécessaire de définir vos besoins avant d’opter pour un type de caisse enregistreuse. Ainsi, vous serez sûr de posséder un équipement dont les fonctionnalités vous serviront efficacement. Le choix d’une caisse qui répond aux besoins de votre entreprise permet, par ailleurs, une meilleure configuration et une utilisation plus facile. Cela réduit également les risques d’erreurs qui peuvent aboutir sur des pertes pour l’entreprise.
Restez simple : optez pour un modèle facile à utiliser et à comprendre
Quel que soit le modèle de caisse enregistreuse à choisir, il faudrait prendre en compte l’aspect pratique et la facilité d’utilisation. Puisqu’il s’agit ici de la gestion des finances d’une entreprise, aucune erreur ne doit être tolérée au risque de faire de grosses pertes. Ainsi, une machine facile à manipuler et à utiliser simplifiera la tâche de son utilisateur. Elle lui permettra d’aller plus vite dans ses encaissements et dans l’édition de ses factures. Pour ce faire, l’utilisation d’une caisse enregistreuse tactile facilitera donc la gestion pour le commerçant, et rendra l’exercice encore plus agréable et efficace. En effet, de plus en plus d’objets du quotidien sont à fonctionnement tactile. Une caisse enregistreuse avec cette option sera non seulement tendance, mais réduira la fatigue au niveau des doigts de l’utilisateur. Elle sera également plus plaisante à utiliser et ne suscitera pas l’épuisement comme c’est le cas avec les caisses enregistreuses traditionnelles (à touches). De plus, les modèles simples à utiliser permettront une utilisation par tous les employés sans devoir nécessairement attendre l’opérateur principal.
Recherchez une caisse enregistreuse dotée de fonctions qui améliorent votre rendement
Au-delà d’offrir les fonctionnalités basiques, une bonne caisse enregistreuse doit être dotée d’autres capacités permettant une meilleure gestion des encaissements de l’entreprise. En effet, il existe sur le marché plusieurs gammes de caisses enregistreuses qui intègrent de nombreuses fonctions parallèles à l’encaissement. Ainsi, il est possible avec certains modèles d’avoir le rapport des ventes, de faire le suivi des stocks, de calculer la TVA, de définir les taux de pertes, etc. Ces fonctions tout-en-un qu’il est possible d’avoir avec des caisses enregistreuses sont des plus pour l’entreprise, car il est désormais possible de réaliser toutes ces opérations depuis un même point. En offrant la possibilité d’intervenir et d’avoir un regard sur la gestion des stocks, une caisse enregistreuse tactile aide à faire une meilleure prévision sur les prochains ravitaillements. De même, il est possible de stocker davantage de données avec les caisses enregistreuses dernière génération et de faire un suivi plus précis de la gestion de votre entreprise.
Assurez-vous d’avoir tout ce qu’il faut
Une caisse enregistreuse efficace est un appareil avec plusieurs fonctionnalités utiles. Grâce à elle, le vendeur et l’acheteur se comprennent aisément, gagnent en temps et sont tous deux satisfaits. Ainsi, dans le choix d’une caisse enregistreuse, optez pour celle qui embarque le plus d’options possible. Par exemple, l’option lecteur de carte bancaire sera idéale pour gérer les opérations avec les clients qui n’ont pas d’espèces sur eux. Grâce à cette fonctionnalité, ils pourront régler leurs achats en toute quiétude. Cette option facilite d’ailleurs les transactions en cas de manque de liquidités dans les caisses. Le lecteur de code-barre, de QR code ou le scanner sont également d’autres options qu’il est possible d’avoir avec votre caisse enregistreuse. Par ailleurs, l’option d’impression de document est également très importante. Avec cette dernière, il est possible d’imprimer des tickets automatiquement ou manuellement. Ces tickets pouvant être personnalisés à souhait raviront vos clients et apporteront de l’originalité à vos services.
Assurez-vous que votre caisse enregistreuse peut être connectée à d’autres systèmes
De toutes les machines utilisées pour faciliter le travail quotidien, les plus performantes sont généralement celles qui sont connectées et qui sont en mesure de travailler avec d’autres systèmes. Ainsi, dans le choix de votre caisse enregistreuse, optez pour un modèle qui vous donne la possibilité d’interagir avec d’autres équipements. Ainsi, vous ne serez pas obligé de devoir déplacer votre outil pour l’utiliser avec une personne ou pour partager des informations avec les responsables. En effet, une caisse enregistreuse qui a la capacité de fonctionner avec des logiciels comptables facilitera la gestion de vos obligations fiscales. La capacité pour une caisse enregistreuse à pouvoir se connecter à d’autres systèmes permet également de gagner du temps lorsqu’il s’agit d’utiliser les informations recueillies pour d’autres usages. Vous n’aurez plus à devoir faire des copies ou des transferts de données avant d’effectuer les tâches prévues.
La sécurité avant tout !
Puisque tout ce qui a rapport aux finances se doit d’être particulièrement surveillé, il est important que la sécurité soit un critère déterminant dans le choix de votre caisse enregistreuse. En effet, ces terminaux étant des mines d’informations, il est impératif de les protéger au risque d’exposer les données vitales de l’entreprise. Ainsi, il est primordial de s’assurer de la fiabilité et de la sécurité du matériel et des logiciels de votre caisse enregistreuse. De ce fait, certains fabricants proposent des modèles de caisse avec un hébergement de données sur le cloud. Ce dernier étant un système de stockage en ligne, il garantit une meilleure protection des informations. L’autre avantage du cloud, c’est son accessibilité depuis n’importe quel navigateur, mais seulement aux utilisateurs autorisés. Les caisses enregistreuses qui peuvent également vous offrir une bonne sécurité doivent pouvoir fournir une transmission cryptée de données pour davantage de confidentialité et intégrer divers protocoles de sécurité.