Pour que les activités de votre trésorerie perdurent dans le temps, il est nécessaire que vous maîtrisiez à perfection le fonctionnement de vos finances. Il vous faut surtout avoir une méthode de relance de facture impayée dynamique et adaptée à chaque client et situation. Que savoir de la relance de facture impayée et de ses différents recours ? Découvrez ici tout ce qu’il y a à savoir à ce propos.
Trouvez avec votre client une solution à l’aimable
La première chose à faire lorsque vous êtes confronté à des problèmes d’impayés, c’est de contacter votre client pour lui rappeler qu’il a des factures non soldées. Par conséquent, il lui faut rapidement se mettre à jour, avant que l’échéance qui lui a été accordée soit dépassée. Il est possible que cet impayé soit dû à un simple oubli et non à la mauvaise foi. Aussi, il vous faut rester courtois et polis envers votre débiteur tout en faisant preuve d’une certaine fermeté. Si dès le début, vous perdez votre sang-froid, vous risquez d’amener votre interlocuteur à se braquer.
Utilisez le téléphone pour votre relance facture impayée
Le téléphone est aujourd’hui le meilleur moyen pour réussir votre relance facture impayée. En effet, il s’agit d’une solution directe qui vous permet de relancer efficacement votre débiteur. La démarche est plus simple quand il s’agit d’un particulier ou d’une petite entreprise. En revanche, quand vous avez à faire à une grande structure, il vous faudra chercher les coordonnées de l’interlocuteur le plus à même de vous satisfaire. Vous pouvez trouver ces coordonnées au niveau du service comptable ou à la trésorerie.
Une fois que vous le contactez, soyez bref et concis. Vous devez en premier lieu, lui rappeler le numéro de la facture impayée. Ceci vous préservera de tous malentendus. Par ailleurs, vous devez être clair sur le dépassement de la date limite. Ensuite, il vous faut vous renseigner sur la manière dont vous serez payé afin de prendre vos dispositions. Car entre le virement et le chèque les délais ne sont pas identiques.
Envoyez une lettre de relance
Vous avez aussi la possibilité de lui envoyer une lettre de relance facture impayée afin de lui rappeler ses dettes. Il s’agit d’une lettre assez simple à rédiger qui a pour objectif d’évoquer l’impayé ainsi que l’obligation de vous payer. Pour ce faire, la lettre de relance pour facture impayée n’a pas forcément besoin d’être envoyée en recommandé. Au cas où après l’envoi de cette lettre, vous ne recevrez aucune réponse, vous pouvez lui en envoyer une nouvelle. Sur celle-ci, prenez le soin de préciser qu’à défaut de règlement, vous serez obligé de procéder à une mise en demeure ou d’engager une procédure judiciaire contre lui.
Cependant, vous devez essayer au maximum de trouver une solution à l’aimable. Ceci vous permettra de maintenir avec votre client de bonnes relations d’affaires. Généralement, la lettre de relance de facture impayée suffit pour entrer en possession de votre avoir. Vous pouvez néanmoins agir en justice sans passer par cette dernière.
Comment envoyer une mise en demeure pour facture impayée ?
La mise en demeure est aussi une solution pour recouvrir vos impayés. Ainsi, pour envoyer une lettre de mise en demeure, vous devez respecter scrupuleusement les règles de forme et les mentions obligatoires. Il vous faut aussi l’envoyer en recommandé à votre client avec accusé de réception. Sur cette dernière, mentionnez un délai, qui, non respecté, donnera automatiquement lieu à une action en justice. Après la mise en demeure, s’il ne règle toujours pas sa facture, vous pouvez engager contre lui une procédure judiciaire afin d’obtenir le paiement de la facture impayée.
L’objectif de cette lettre est de constater l’état d’impayée ainsi que le retard de paiement. Il vous est possible de procéder à la réclamation d’indemnités de retard et ceci à compter du premier jour de retard.
Faites recours à des professionnels
Qu’il s’agisse de votre lettre de relance facture impayée ou de la mise en demeure, vous pouvez recourir aux services d’un professionnel. Celui-ci pourra apporter à la lettre les notions juridiques pouvant vous permettre de montrer toute votre détermination. Il peut s’agir d’un cabinet de recouvrement, d’un avocat ou d’un huissier de justice. Grâce à ce dernier, vous pourrez obtenir le plus rapidement possible le recouvrement de la somme d’argent que l’on vous devait. Par ailleurs, en cas de démarches contentieuses, le professionnel est un atout majeur pour la réussite de la procédure. Pour finir, sous présentation de justificatif, la totalité de frais de recouvrement peut être mise à la charge de votre client.
Comment éviter les prochains impayés ?
Il existe un ensemble de moyens grâce auquel vous pourrez éviter un prochain impayé. La première consiste à bien se renseigner sur le niveau de solvabilité d’un client avant de commencer à faire des affaires avec lui. Cela vous évite de faire tout le temps une relance facture impayée. Vous pouvez pour ce faire, vous rendre auprès des banques afin d’avoir des informations sur votre futur client. Vous pouvez également opter pour la communication. En effet, ce dernier consiste à lui préciser en amont, la date d’échéance. De plus, vous devez lui rappeler que la date approche afin qu’il prenne ses dispositions à temps.
Consultez-le régulièrement pour connaître l’évolution de sa situation et aussi pour entretenir vos relations. Il est également important que vous privilégiiez les factures écrites.
Ce qu’il faut savoir pour faire une relance de facture impayée
Lorsque vous êtes une entreprise, cela peut arriver régulièrement de vous retrouver dans une fâcheuse situation où vous devez relancer un client pour une facture qu’il n’a toujours pas réglée.
Pour le faire, une multitude de solutions existe et va vous permettre de gérer la situation. Tout d’abord il est préférable de rester indulgent est d’essayer de trouver une solution à l’amiable en contactant votre client pour le relancer, par téléphone ou par mail.
Généralement cela suffit pour la relance d’une facture impayée, car dans la majorité des cas c’est une erreur de la part de votre client qui fera preuve de bonne foi.
En revanche, si vous ne trouvez pas d’arrangement ou que tout simplement, vous n’avez pas de réponse de la part de votre client, d’autres solutions existent pour vous assurer d’être dans vos droits de réclamation.
Les solutions sont différentes selon le montant qui vous est dû, il est donc important de se renseigner sur ces différentes méthodes de procédure pour savoir exactement laquelle sera la plus appropriée pour vous en fonction du litige que vous rencontrez.