Le solde de tout compte est un document crucial pour le salarié lors de la rupture de son contrat de travail. Que ce soit à la suite d’un licenciement, d’une démission, d’une fin de contrat à durée déterminée (CDD) ou d’un départ à la retraite, ce document récapitule l’ensemble des sommes dues par l’employeur. Il est également un moyen de formaliser la clôture des relations contractuelles entre l’employeur et le salarié. Cependant, la remise du solde de tout compte et les délais pour le contester sont encadrés par des règles précises qu’il est important de bien comprendre.
Qu’est-ce que le solde de tout compte ?
Le solde de tout compte est un document remis au salarié à la fin de son contrat de travail. Il fait l’inventaire de toutes les sommes versées au salarié à cette occasion. Ces sommes incluent généralement le salaire du dernier mois travaillé, les éventuelles heures supplémentaires non payées, les primes (13e mois, prime d’ancienneté, etc.), les indemnités de congés payés non pris, ainsi que les indemnités de rupture (indemnité de licenciement, indemnité de fin de contrat pour les CDD, etc.).
L’employeur doit détailler avec précision toutes ces sommes dans le solde de tout compte. Ce document doit être établi en deux exemplaires, l’un pour le salarié et l’autre pour l’employeur, afin que chaque partie en conserve une copie. Sa signature par le salarié n’est pas obligatoire, mais elle marque un accord sur le montant indiqué et libère l’employeur pour les sommes inscrites sur le document.
Le délai de remise du solde de tout compte
L’employeur doit remettre le solde de tout compte à l’expiration du contrat de travail. Cela signifie que la date de remise du solde de tout compte correspond généralement au dernier jour de travail du salarié, que ce soit à la fin d’un préavis ou dès la date de rupture du contrat si le salarié en est dispensé.
En cas de préavis non effectué, l’employeur doit tenir le solde de tout compte à la disposition du salarié dès son départ de l’entreprise. Il n’est pas nécessaire que ce document soit envoyé par courrier recommandé, sauf si cela est convenu avec le salarié. Cependant, il est conseillé de remettre le solde de tout compte en main propre contre décharge ou de l’envoyer par lettre recommandée avec accusé de réception afin de garder une trace formelle de sa transmission.
Le délai de contestation du solde de tout compte
Lorsque le salarié reçoit et signe le solde de tout compte, il dispose d’un délai de 6 mois pour le contester s’il estime que les sommes versées sont inexactes ou que des éléments manquent. Cette signature rend le solde de tout compte libératoire pour l’employeur uniquement pour les sommes indiquées sur le document. Si une somme n’y figure pas, l’employeur reste redevable de celle-ci, même si le salarié a signé le solde de tout compte.
Si le salarié ne signe pas le solde de tout compte, il conserve un délai plus long pour contester les sommes dues. Ce délai est d’un an pour les indemnités liées à la rupture du contrat (licenciement, préavis, etc.), de deux ans pour les sommes liées au contrat de travail (comme les heures supplémentaires), et de trois ans pour les salaires impayés. Ainsi, l’absence de signature ne prive pas le salarié de ses droits, mais prolonge le délai pendant lequel il peut agir.
Pour contester un solde de tout compte, le salarié doit adresser une lettre recommandée à l’employeur, expliquant les raisons de la contestation. Si aucune solution amiable n’est trouvée, le salarié peut saisir le Conseil de Prud’hommes pour obtenir une compensation.
En cas de retard dans la remise du solde de tout compte
Il peut arriver que l’employeur tarde à remettre le solde de tout compte au salarié. En cas de retard, ce dernier peut demander des dommages et intérêts s’il prouve que ce retard lui a causé un préjudice financier (par exemple, un retard dans le paiement des allocations chômage, une impossibilité de solder ses congés payés, etc.). La saisine des Prud’hommes permet alors d’obtenir une réparation en cas de manquement de l’employeur.
Précautions à prendre pour éviter les litiges
Pour éviter tout conflit, il est recommandé à l’employeur de s’assurer que le solde de tout compte est bien détaillé et que toutes les sommes dues sont mentionnées. De plus, il est essentiel de le remettre dans les délais prévus par la loi pour éviter toute contestation ultérieure.
De son côté, le salarié doit vérifier attentivement le contenu du solde de tout compte avant de le signer. Si des réserves sont émises, il est conseillé d’ajouter la mention « sous réserve » au moment de la signature, ce qui permet de contester certaines sommes même après signature.