En France comme ailleurs, à l’ère du numérique, les organismes de formation se tournent de plus en plus vers la dématérialisation. Plutôt que de conserver la paperasse qui comporte de nombreux risques, on préfère stocker les données dans un cloud. Il suffit de vous connecter à un ordinateur et vous pouvez retrouver toutes les informations dont vous avez besoin. Quelle est l’importance de la dématérialisation pour un organisme de formation ? Quels sont ses avantages pour les formateurs et les apprenants ? Comment mettre en place cette nouvelle approche ? Cet article vous donne tous les détails.
L’importance de la dématérialisation de la formation dans le monde moderne
Dans ce monde moderne, la dématérialisation de la formation est d’une importance capitale. Elle permet de gagner plus d’espace et d’utiliser moins de papier. De même, vous accédez facilement aux données.
Gagner plus d’espace
Aujourd’hui, le numérique a impacté profondément le monde de la formation, surtout sur le plan organisationnel. Grâce à la dématérialisation, plus besoin d’organiser de formations en présentiel. De loin, le formateur peut facilement dispenser ses cours de manière très efficace. Il suffit de mettre en place un dispositif adéquat.
Il existe aujourd’hui des moyens numériques qui facilitent la connexion entre les formateurs et les apprenants. Cela signifie qu’il n’est plus nécessaire de louer un local de formation pour lequel vous devez payer le loyer. Finalement, la dématérialisation de la formation vous permet également de réaliser une énorme économie.
Moins de papier utilisé et accès facile aux données
L’un des facteurs qui démontrent un réel avantage de la dématérialisation de la formation est le niveau d’accessibilité des données. Cette approche vous permet de passer de la version papier à la version numérique de vos documents. Cela veut dire que vous n’êtes plus obligé de vous encombrer avec des papiers chaque fois que vous avez rendez-vous avec vos apprenants.
Vous pouvez préparer des dizaines de pages de cours sous la forme d’un fichier numérique (Word ou PDF). À cet effet, vous avez le choix entre plusieurs moyens de stockage. Vous pouvez les conserver sur une clé USB, dans un cloud ou sur un disque dur externe. Par ailleurs, vous pouvez également opter pour des logiciels de stockage en ligne. Quelle que soit la solution choisie, il est facile d’accéder à vos fiches de formation.
La dématérialisation simplifie les processus de certification
Même au-delà du cadre de gestion de la formation, la dématérialisation facilite aux autorités le processus de certification des formations. Plusieurs moyens ont été mis en place par l’État pour contrôler la qualité des formations dématérialisées. Vous pouvez facilement en savoir plus sur l’accrochage certificateur qui est l’une de ces règlementations mises en place. Le but de cette disposition est d’inciter les organismes à mettre plus de rigueur dans les formations et faciliter l’employabilité sur le marché.
Les avantages de la dématérialisation pour les formateurs et les apprenants
Pour les apprenants et les formateurs, la dématérialisation favorise la numérisation des feuilles d’émargement, la sécurisation des données et un gain de temps.
Signature électronique des feuilles de présence
Grâce à la dématérialisation, la signature des feuilles de présence est numérisée. Qu’il s’agisse d’une formation à distance ou en présentiel, l’apprenant peut facilement attester sa présence en apposant directement sa signature sur son smartphone ou sa tablette. Avec une simple connexion, cette formalité peut être remplie. Cela signifie que l’organisme de formation n’a plus besoin d’imprimer des fiches d’émargement. De quoi économiser aussi des ressources financières.
Contrairement aux feuilles d’émargement signées manuellement qui sont difficiles à conserver et qui peuvent se perdre, la dématérialisation permet de centraliser les signatures électroniques sur une base de données. Cela rend la tâche plus facile au formateur qui peut suivre directement la présence des apprenants. Il peut aussi les utiliser plus tard en cas de besoin même après la formation.
Gain de temps de formation
L’émargement en ligne des feuilles de présence des apprenants est une approche qui fait gagner considérablement du temps. En effet, la signature électronique permet de valider directement les feuilles de présence. Il n’est donc plus question d’imprimer les feuilles, de les scanner, de les acheminer par voie postale et de les classer. L’émargement en ligne évite également les erreurs administratives et les risques de perte.
Sécurisation des données et des échanges
L’un des changements de taille qui rend la dématérialisation incontournable dans les organismes de formation est la sécurisation des documents. Cette méthode favorise la signature électronique de tous les documents officiels. Or, l’émargement numérique est l’un des moyens fiables pour certifier l’authenticité d’une signature sur un document.
Cette nouvelle approche assure la traçabilité et la pérennisation des documents. La signature électronique est infalsifiable et inaltérable. Cela lui accorde une valeur juridique réelle. En revanche, les feuilles volantes nécessitent des passages postaux et risquent de se perdre. C’est la raison pour laquelle il est fortement recommandé aux organismes de formation de numériser davantage leurs services.
Comment mettre en œuvre la dématérialisation dans votre organisme ?
La dématérialisation est devenue un processus indispensable à cette ère du numérique. Pour réussir ce projet, il y a des critères que vous devez respecter.
Réalisez un diagnostic documentaire
Cette première étape consiste à réaliser un diagnostic interne pour connaître les services qui seront concernés par ce projet. Cela implique que vous devez vérifier la valeur juridique de ces services. Autrement, vous devez vous assurer que les formations à automatiser et les documents à archiver sont bien légaux.
Il faudra ensuite examiner la faisabilité du processus, notamment sur le plan technique, organisationnel, financier et juridique. Cette étape aide à anticiper sur les évolutions ainsi que sur les freins que pourrait créer le projet. De même, elle permet de savoir si les personnes concernées sont prêtes à vous accompagner.
Établissez un cahier des charges
L’élaboration d’un cahier des charges est une étape clé pour réussir le projet. Il doit être en parfaite adéquation avec les services à automatiser. En fonction de votre domaine de formation, le cahier des charges doit préciser les types de documents et les tâches à archiver. C’est cette précision qui détermine le logiciel de dématérialisation qui peut intégrer le système d’information (SI) de votre organisme de formation.
Expérimentez un système pilote
La phase d’expérimentation consiste à engager une partie de vos services dans le processus de dématérialisation. Même si le projet concerne un nombre important de vos services, commencez par les métiers les moins conséquents, dont les résultats seront rapidement visibles.
Cette phase doit être pilotée par un comité composé des responsables métiers, des archivistes, juristes et informaticiens. Pour se donner plus de chance de réussir le projet, le comité doit impliquer dans le processus toutes les différentes parties concernées. Cette phase d’expérimentation servira de test pour évaluer la performance de la solution de dématérialisation choisie.
Déployez la solution de dématérialisation
La solution de dématérialisation est déployée sur l’ensemble des services après la validation des résultats du système pilote. Il est capital d’associer toutes les parties prenantes au choix du logiciel de gestion qui convient à l’entreprise.
Cela assure l’engagement de tous pour la réussite du projet. Dans le cas du choix d’un SAE (Système d’Archivage Électronique), un audit doit être réalisé par un organisme compétent pour s’assurer de la conformité du système. L’objectif de ce contrôle est de garantir la sécurité des documents.
Les différents types de diplômes accessibles par voie dématérialisée
Aujourd’hui, la dématérialisation des formations est la tendance. Cette approche donne la liberté aux apprenants de s’organiser à leur rythme. Cependant, avant de se lancer, il faut s’assurer que le diplôme délivré à la fin de la formation est bien reconnu par l’État. Quels sont les diplômes accessibles via des formations à distance ?
BTS en Négociation de Digitalisation de la Relation Client
Le Brevet de technicien supérieur en Négociation et Digitalisation de la Relation Client est très privilégié par les étudiants. C’est aussi l’un des BTS les plus appréciés sur le marché. Ce diplôme est dématérialisé afin de permettre à tous ceux qui veulent changer d’orientation professionnelle d’y accéder. Le BTS NDRC se décline en trois spécialités :
- la gestion des ressources humaines,
- l’économie gestion,
- le management de projet.
Après la formation, chaque apprenant est autorisé à passer son examen final dans le centre le plus proche. Ce diplôme lui donne toutes les aptitudes nécessaires pour s’imposer sur le marché de l’emploi dans une nouvelle aventure professionnelle.
CAP Coiffure
Le certificat d’aptitude professionnelle en coiffure est un diplôme national qui vous permet d’accéder directement au marché professionnel. Avec un niveau 3e, vous pouvez accéder à cette formation qui convient parfaitement à un projet de reconversion professionnelle. De nombreux organismes de formation proposent cette spécialisation fortement demandée sur le marché.
Certains établissements mettent à la disposition des apprenants un kit d’accessoires de coiffure afin de s’exercer après les cours en ligne. Une fois la formation terminée, il est recommandé d’effectuer un stage pour une durée d’environ 12 semaines dans un salon de coiffure afin d’approfondir vos connaissances.
Le développement web
Le développement web et la programmation des sites constituent aujourd’hui des domaines parmi les plus en vogue. Vous pouvez obtenir un certificat dans l’un de ces métiers via une formation dématérialisée. Il s’agit de métiers très pratiques puisque vous pouvez vous exercer à l’endroit même où vous recevez la formation. Tout se fait sur votre écran d’ordinateur. Les métiers du web conviennent à tous les adultes en reconversion professionnelle.