Le mandat administratif est une injonction adressée au service de comptabilité pour effectuer une transaction donnée à l’endroit d’une destination fixe. Il est attribué normalement aux services de comptabilité publique et s’utilise sous plusieurs formes. Seulement, son utilisation implique un certain nombre de principes à comprendre absolument. Découvrez dans cet article tout ce que vous devez savoir sur le mandat administratif.
Le mandat administratif : comprendre en quelques mots
Un mandat de paiement ou mandatement en comptabilité publique représente un ordre d’effectuer une action à caractère économique (effectuer un paiement par exemple). Ce type de mandatement s’adresse au comptable et vient le plus souvent de l’ordonnateur ou d’un représentant de l’État habileté à le faire par défaut. Dans le cas d’un mandatement initié par un représentant de l’État, on parle de mandatement d’office. On parle également de mandat de régulation si le paiement est déjà intervenu.
Paiement par mandat administratif : comment cela se passe ?
Le mandat de paiement (un type de mandat administratif) se fait dans les établissements de comptabilité publique alors il a un fonctionnement purement légal. Comme le souligne le média Le ContrePied, selon les articles L.2343-1 et L.3342-1 du code général des collectivités territoriales, 60 de la loi n° 63-156 du 23 février 1963 et 11 et 12 du décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique :
- La charge du recouvrement des recettes et du paiement des dépenses publiques revient aux comptables publics sous leur responsabilité personnelle et pécuniaire.
- Le règlement des dépenses est effectué par le comptable sur base de mandats émis par l’ordonnateur. En vertu de l’article D. 2342-5 du code général des collectivités territoriales, les dépenses se feront acquitter uniquement sur des crédits ouverts à chacune d’elles. Les comptables doivent toujours s’assurer de détenir deux types de justifications au moins. Il s’agit en premier lieu d’une justification qui fonde juridiquement la dépense et une autre portant la preuve de la validité de la créance et comportant des éléments de liquidations tels que la facture.
- Le préfet peut procéder au mandatement d’office d’une dépense obligatoire lorsque le maire ne l’a pas fait conformément à l’article L. 1612-16 du code général des collectivités territoriales.
Le contenu du mandat de paiement
L’instruction M14 (le support de l’ordre de payer adressé au comptable par l’ordonnateur) prévoit une formule fixe à employer pour le mandat administratif. Un mandatement en bonne et due forme doit contenir les mentions à suivre :
- Le numéro d’ordre pris par budget dans une série annuelle
- La désignation du créancier. À ce niveau, la désignation du créancier doit correspondre en tout point à celle qui se trouve sur les pièces justificatives annexées au mandat (le nom patronymique doit précéder le prénom usuel inscrit en toutes lettres. Il faut ajouter les sigles usuels s’il s’agit de société (SA, SARL, SNC…) pour permettre de déterminer la nature juridique de l’entreprise.
- L’indication de l’adresse du créancier. On peut s’en passer lorsqu’il s’agit des règlements des dépenses de personnel permanent.
- Le libellé de l’objet de la dépense. Cette partie du mandat doit comporter la nature de la prestation en cause et la période au cours de laquelle la prestation a été effectuée. Le créancier doit se trouver en mesure d’identifier et de déterminer avec exactitude le versement effectué à son endroit. Il faut réunir l’ensemble de ces informations pour affirmer avoir mis sur pied un véritable mandatement.
À propos du mandat de facturation
Le mandat de facturation (une forme de mandat administratif) est un papier qui permet à une entreprise de donner le pouvoir à une société de faire des factures en son nom. Ce genre de mandat intervient le plus souvent dans une situation de collaboration entre des entreprises, une entreprise et un prestataire de service ou encore entre une entreprise et un particulier. On parle de collaboration entre une entreprise et un particulier quand ce dernier représente une expertise externe indépendante sollicitée par l’entreprise (le freelance par exemple). D’un point de vue juridique, l’entreprise qui délègue la facturation à une autre est appelée mandat administratif et assume la responsabilité de tout effet relatif à la facture délivrée.