Il arrive souvent que les clients accusent un retard dans le paiement de leurs factures ou oublient même de les solder. Comment éviter de telles situations ? Voici quelques solutions.
Gérez les litiges et optimisez la relance
La gestion des litiges est un facteur déterminant pour protéger son entreprise du retard de paiement. C’est un problème qui survient par un manque de rigueur dans le fonctionnement interne de l’entreprise. Le plus souvent, les litiges concernent les erreurs de livraison, les facturations non conformes ou encore la contestation de la qualité des produits.
Pour éviter d’être encombré, vous pouvez solliciter l’expertise d’une structure spécialisée dans la gestion des litiges. Il faut recenser les détails du litige, remonter les informations et essayer d’apporter une solution aux problèmes soulevés conformément aux conditions générales de vente. Notez qu’en cas de litige, il ne pourrait pas avoir un recouvrement des créances. Le délai de paiement prend effet à partir de la date du règlement du litige. Pour éviter tout cela, la meilleure solution est de déléguer la gestion des factures. Il existe des structures telles que Interencaiss qui assurent la gestion et le suivi de la facturation en externe pour les entreprises. Cela permet de réduire les litiges et aide à gagner un temps précieux.
Jaugez le risque client
Pour une bonne gestion de vos factures, vous devez contrôler la solvabilité de votre client. Cette évaluation doit être effectuée dès le début et pendant tout le temps que va durer votre partenariat commercial. Elle commence déjà dès les premiers contacts avec celui-ci. Les propos et les gestes du prospect peuvent vous donner une idée de sa crédibilité.
Pour évaluer le risque client, d’autres paramètres sont importants à prendre en compte. Par exemple la situation économique et le statut juridique du client. Pour juger la santé économique de votre partenaire, vous devez en savoir plus sur ses résultats comptables.
Il faut tenir rigueur au registre de commerce et des sociétés, les comptes annuels, au registre des inscriptions de privilèges et aussi aux fichiers du BODACC. Vous pouvez en effet être alerté sur la présence de votre client dans les fichiers de la Banque de France.
De même, cherchez à savoir si votre partenaire ne traine pas des impayés auprès des grandes institutions comme le Trésor Public. Vérifiez aussi s’il n’est pas soumis à un redressement fiscal ou à une liquidation judiciaire. Ces éléments vous permettront de prévenir une défaillance de paiement.
Protégez vos créances avec l’assurance-crédit
Dans les partenariats commerciaux, il est recommandé de privilégier les partenaires qui possèdent une assurance-crédit. Ainsi, en cas d’impayés ou de retard de paiement, vous avez la certitude de recouvrer vos créances. L’insolvabilité du client n’est pas forcément due à une mauvaise situation financière.
Certains évènements imprévus peuvent survenir. Un incendie ou un accident sont deux exemples qui peuvent empêcher un client de payer ses factures dans les délais. Lorsque l’on se retrouve dans un tel contexte, on se tourne vers l’assureur pour se faire indemniser.
La couverture varie selon les compagnies d’assurance. Vous recouvrez le plus souvent 90 % de votre créance avec ce type de contrat. Au-delà de recouvrement des créances, l’assureur œuvre pour la bonne santé économique de son client. Ainsi, vous profitez d’une bonne relation commerciale.
Gérez vos factures en optant pour l’affacturage
L’affacturage est une option à laquelle adhèrent les PME. Cette solution consiste à libérer ses créances à une institution financière capable de payer dans un court délai. Les fonds doivent être débloqués 48 heures au plus après l’envoi des factures. L’organisme financier spécialisé sera chargé de recouvrer par la suite les créances auprès du client. Cependant, c’est une alternative coûteuse.
Les documents commerciaux
Les documents commerciaux représentent le fondement de tout accord de partenariat. C’est un outil de prévention essentiel contre les impayés ou les retards de paiement. Ces documents doivent être joints ou doivent figurer en verso de tous les papiers concernant la livraison de tout produit (le devis, le bon de commande, le bon de livraison). La signature de ces documents par le client prouve que ce dernier approuve votre prestation. La livraison ne fera plus l’objet de contestation. De même, en cas de retard pour le règlement des factures, la relance client est plus facile.
La rédaction des documents commerciaux doit respecter un format standard. Dans les documents, vous devez expliquer clairement les conditions de paiement (les modalités, les pénalités en cas de retard de paiement, les conditions d’application). Il est également crucial d’imposer des clauses commerciales. Vous pouvez par exemple mettre la clause de déchéance du terme. Elle oblige le client à solder sa facture avant l’échéance. Vous pouvez également mentionner la clause de réserve de propriété. Cette disposition vous permet d’avoir la main mise sur les produits jusqu’au règlement total des factures par le client.