L’adoption de la loi Climat et Résilience depuis le 25 août 2021 a changé la BDES (base de données économiques et sociales) en BDESE (base de données économique, sociales et environnementales). Ainsi, tout entrepreneur ayant au moins 50 salariés dans son entreprise doit désormais fournir à la CSE (comité économique et social) une base de données.
Les trois catégories d’informations exigées dans la BDESE
En effet, la BDESE comporte trois grandes catégories d’informations. D’abord, les données économiques de l’entreprise. Sont classées ici les informations relatives aux impôts et aux taxes, les aides publiques, les fonds de l’entreprise, les investissements et le chiffre d’affaire de l’entreprise.
Ensuite, les données sociales concernent les conditions de travail, l’évolution du nombre de salariés par contrat, par âge, par ancienneté et par catégorie. De même, les données sociales impliquent la rémunération des employés, des salariés et des actionnaires.
Enfin, la BDESE contient également les données environnementales. Cela concerne la politique générale de l’entreprise sur les questions liées à l’environnement. Il s’agit notamment de l’économie circulaire, de la pollution et du changement climatique. L’ensemble de ces données environnementales requises est bien précisé dans l’article R225-105 du Code du commerce.
Utilité et les changements induits
La mission de la BDESE est de produire une « vision claire globale de la formation et de la répartition de la valeur créée par l’activité de l’entreprise ». Ainsi, cet outil conçu par les partenaires sociaux qui s’étaient accordés sur l’ANI (Accord National Interprofessionnel) en janvier 2013 vise à consolider l’information des salariés dans l’entreprise à long terme.
L’une des remarquables modifications intervenues après le passage de la BDES à la BDESE est d’ordre écologique. Particulièrement, les entrepreneurs devront déjà réajuster leurs décisions qui ne prenaient pas en compte leur impact sur l’environnement.
La BDESE se présente depuis 2014 sous la forme numérique lorsque l’entreprise prend en charge au moins 300 salariés. Contrairement à cela, l’entreprise qui compte au moins 300 salariés est libre de présenter sa BDESE au format numérique ou papier.
Cet outil qui est obligatoire pour toutes les entreprises d’au moins 50 salariés n’engage pas les établissements. Si votre entreprise englobe plusieurs entités, son effectif ne sera pas celui de tout l’établissement mais uniquement les salariés au niveau de l’entreprise.
Avantages de la BDESE et risques pour l’employeur en cas de manquement
Les employeurs ont désormais la responsabilité de mettre en place, de développer, d’appliquer et de mettre à jour les données renseignées dans la base de données économiques, sociales et environnementales. L’ensemble des représentants du personnel est la cible première de cette base de données.
La mise en place de cette base de données favorisera le dialogue social au sein de l’entreprise car elle permet aux représentants du personnel de disposer des informations importantes sur le fonctionnement de l’entreprise. Cette harmonisation des informations rend facile le fait d’en discuter.
La mise à disposition de cette grande quantité d’informations permet aux représentants du personnel d’avoir une vue panoramique sur le fonctionnement de l’entreprise. Du coup, ceci permet de gagner en crédibilité auprès de la CSE. De même, les salariés sentiront une grande transparence au sein de l’entreprise.
En outre, le recours à la solution GrafiQ aide à obtenir automatiquement 70% des informations contenues dans la BDESE. Cela est un gain de temps qui permet au service des Ressources Humaines de l’entreprise d’augmenter leur productivité ainsi que de dégager du temps pour de nouvelles missions importantes.
Par ailleurs, le haut niveau de sécurité que garantit la version numérique de la BDESE est sans équivoque. En effet, l’option GrafiQ génère des modules très sécurisés et respectant les normes RGPD.
Durée de vie et les étapes pour sa mise en place
La Base de Données Economique, Sociale et Environnementales doit couvrir 6 ans sauf un éventuel accord spécifiant une autre période de couverture. Cela signifie que les informations de la BDESE devront prendre en compte les 2 ans précédant sa mise en place, l’année de sa rédaction et les 3 ans qui succèderont sa mise en place.
En permanence, la BDESE devra être accessible aux instances représentatives du personnel de l’entreprise. Ceci inclut le Comité Social et Economique, les Délégués syndicaux, le Comité d’établissement (pour les entreprises ayant plusieurs établissements) et la Délégation Unique du Personnel.
Pour mettre en place la BDESE, il faudra tout d’abord contrôler si l’effectif des salariés de l’entreprise impose sa rédaction. Ensuite, vous définissez le support à utiliser et le contenu de votre BDESE. Il ne vous restera plus qu’à définir l’accès et la confidentialité de la base de données et de la mettre à jour.
A chaque mise à jour, conformément au Code de travail, l’employeur doit tenir informés les représentants du personnel.