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Tampon pour entreprise : Importance, utilisation et choix

by admin
tampon pour entreprise

Dans le milieu professionnel, le tampon est un support d’information qui permet d’identifier une entreprise. Utilisé par une grande majorité de sociétés pour tamponner leurs documents, ce petit accessoire de bureau revêt une importance parfois négligée par les nouveaux créateurs d’entreprises. Que faut-il savoir sur le tampon pour entreprise ? Découvrez ici tout ce qu’il y a à savoir sur les tampons encreurs en entreprise.

Quelle est l’utilité du tampon encreur en entreprise ?

Le rôle du tampon en entreprise est aujourd’hui très peu connu, bien que fréquemment utilisé par les employés. Il s’agit en réalité d’un outil de marquage qui permet de certifier et d’authentifier les documents. Ainsi, vous pouvez par exemple l’apposer sur les bons de commande, les devis et autres afin de prouver que ceux-ci proviennent réellement de votre structure. Par ailleurs, c’est un outil très pratique grâce auquel vous pourrez gagner du temps. En effet, le tampon encreur comporte des informations d’identification de votre entreprise. De ce fait, en l’utilisant, vous ne serez plus obligé à les écrire à la main sur tous vos documents. De plus, vous n’aurez plus à les dater manuellement ou à mettre vos coordonnés.

Il est toutefois important de mentionner que votre document ne prendra toute sa valeur que lorsqu’il sera accompagné de la signature de l’un des dirigeants de la société. Le tampon encreur est le plus souvent utilisé dans les services administration et comptabilité. Il leur permet de gérer avec plus de facilité les documents en simplifiant leur triage.

Est-ce que le tampon encreur est obligatoire ?

Juridiquement, le tampon pour entreprise n’est pas obligatoire. Néanmoins, lorsque vous décidez d’en faire pour votre boîte, il est important de savoir que ce dernier joue le rôle d’identification simplifiée. Il est également essentiel dans vos activités quotidiennes. Car c’est grâce à lui que vos différents partenaires commerciaux et les autres acteurs de votre société parviennent rapidement à identifier un de vos documents. En outre, son côté pratique vous donne la possibilité de mettre rapidement sur tous vos documents les mentions obligatoires.

Quels sont les différents types de tampons pour entreprise ?

Il existe différents types de tampons encreurs pour entreprise et chacun d’eux est proposé dans des designs très variés.

Le tampon encreur

Le tampon encreur est un outil administratif d’une grande utilité dans le traitement d’un grand nombre de documents. Il porte généralement les mentions comme « Payé », « Copie », « Validé », etc. Vous trouverez dans certaines structures les mentions « Lettre prioritaire », ou encore «  Confidentiel ». En l’adoptant, vous n’aurez plus à écrire ces inscriptions plusieurs fois.

Le tampon de bois et le tampon de poche

Il s’agit de deux types de tampons très pratiques. Le premier est très léger et possède un ancrage détaché. Ce qui permet à l’encre d’adhérer parfaitement au cachet. En ce qui concerne le tampon de poche, il est contrairement au tampon classique, moins encombrant. Vous pouvez donc l’emmener avec vous pendant vos voyages et continuer à l’utiliser même à l’extérieur de votre bureau.

Le tampon dateur et le tampon numéroteur

Le tampon dateur est un cachet qui a déjà mainte fois montré son utilité dans le suivi des envois et aussi dans la réception des courriers. Vous y trouverez en plus de la date, des inscriptions comme « Payé le » et « Reçu le ». La mise à jour de la date se fait de façon quotidienne par un simple réglage. Le tampon numéroteur par contre est personnalisable. Vous pouvez l’utiliser afin de simplifier le suivi de vos fichiers, de vos documents et autres supports administratifs.

Le tampon horodateur-folioteur électronique

Il s’agit d’un tampon multifonctions qui vous permet de gagner un temps considérable. En effet, grâce à ce dernier, vous avez la possibilité d’imprimer des textes, une date et une heure et surtout de folioter. De plus, il offre un marquage parfait même sur des surfaces inégales.

Le timbre sec

Encore appelé pince à gaufrer, le timbre à sec est un tampon qui n’utilise pas d’encre. Ce type de cachet vous permet d’authentifier vos documents de manière discrète. Il est très apprécié pour son caractère infalsifiable. Avec ce dernier, il vous est possible d’apposer vos initiales, votre nom et aussi le logo de votre entreprise.

Quelles sont les informations à mettre sur votre tampon encreur ?

Étant donné qu’il n’existe aucune exigence juridique liée à son utilisation, la loi ne mentionne aucune information obligatoire à y apposer. Mais, afin que votre tampon puisse répondre efficacement à vos attentes, vous devez veiller à ce qu’il comporte les renseignements commerciaux, les mentions légales et obligatoires. Vous avez aussi les informations qui vous différencient de vos autres concurrents. Il s’agit entre autres du nom de votre société, le logo de l’entreprise, l’adresse de votre siège. Vous pouvez aussi y ajouter, les coordonnés de l’entreprise comme votre boîte postale, votre numéro de téléphone ou votre fax ainsi que votre SIREN ou votre SIRET. Il n’est pas rare de voir des tampons encreurs comportant le montant du capital de la société en question et des informations sur le code APE ou NAF.

Comment choisir un bon tampon pour entreprise ?

Pour choisir un tampon encreur pour entreprise, il est important de prendre en compte un certain nombre de critères très importants.

Choisissez en fonction des informations à communiquer et de l’empreinte

Vous devez déterminer le nombre de lignes qu’il vous faudra pour inscrire toutes les informations de votre entreprise. Pour ce faire, il vous suffit d’établir une liste de tous les éléments indispensables. Prenez le soin d’y mettre votre nom, votre adresse, les activités liées à votre activité professionnelle, votre logo, etc. Ensuite, faites votre choix parmi ceux-ci. En dehors de la taille, vous devez également vous assurer que le tampon offre des empreintes propres et indélébiles. Ceci vous permettra de l’utiliser pendant longtemps.

Optez pour un modèle qui correspond à vos attentes

Il existe un grand nombre de tampons encreurs. Vous avez entre autres le tampon de bois. Il s’agit d’un modèle très apprécié par de nombreux professionnels à cause de ses lignes épurées et de son style simple et élégant. Cependant, en le choisissant, il va vous falloir investir dans un boîtier encreur indépendant. Car il fonctionne avec un système d’ancrage manuel. Vous avez aussi le tampon de poche qui est modèle compact et pratique. En fait, ce dernier se plie avec une grande aisance et est facilement transportable. Le tampon auto encreur métallique quant à lui est un outil très résistant donc adapté pour une utilisation intensive.

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